7 điểm đáng chú ý nhất của Thông tư 68 về hóa đơn điện tử

Mới đây, Bộ Tài chính ban hành thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử. Dưới đây 07 điểm đáng chú ý nhất của Thông tư 68 về hóa đơn điện tử.

1. Thời điểm bắt buộc đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 3 Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.

Như vậy, từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, đặt in hoặc đặt mua của cơ quan thuế).
 

2. Nội dung của hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC nội dung của hóa đơn điện tử gồm:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.

07 nội dung đáng chú ý nhất của Thông tư 68 về hóa đơn điện tử (Ảnh minh họa)
 

3. Những trường hợp không phải có đầy đủ tiêu thức
 

TT	Trường hợp	Tiêu thức không bắt buộc phải có
1	– Hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức chữ ký điện tử của người mua (kể cả trường hợp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng là người nước ngoài).Lưu ý: Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử theo thỏa thuận.
2	– Hóa đơn điện tử tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh.	– Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
3	– Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh.	– Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
4	– Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ.	– Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã);- Tiêu thức của người mua, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
5	– Tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá.	– Đơn vị tính, số lượng đơn giá.
6	– Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử.	– Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị  gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
7	– Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng.	– Đơn vị tính, số lượng đơn giá.
8	– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.	– Không thể hiện tiêu thức của người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, kho nhập hàng;- Không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
9	– Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.	– Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

4. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ được quy định như sau:

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Ngoài ra, đối với một số trường hợp khác thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định cụ thể như sau:

TT	Trường hợp	Thời điểm lập hóa đơn
1	– Cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định.	– Chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin.
2	– Hoạt động xây dựng, lắp đặt.	– Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
3	– Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng.
3.1.	+ Trường hợp chưa giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ thu tiền theo hợp đồng.	– Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
3.2.	+ Trường hợp đã giao quyền sở hữu, quyền sử dụng.	– Thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC.
4	– Mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế.	– Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

5. Những trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

* 8 trường hợp ngừng cấp mã hóa đơn điện tử

Khoản 1 Điều 9 Thông tư 68 về hóa đơn điện tử quy định 08 trường hợp cơ quan thuế ngừng cung cấp mã hóa đơn điện tử như sau:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

– Các trường hợp khác gồm:

+ Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.

+ Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.

+ Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện không đủ điều kiện. Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính và đồng thời cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

* Những trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế không lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua nếu thuộc 01 trong 08 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
 

6. Xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót

Trong quá trình tạo lập hóa đơn việc sai sót khó có thể tránh khỏi. Theo hướng dẫn mới, khi phát hiện sai sót tùy vào loại hóa đơn, người phát hiện sai sót và thời điểm phát hiện sai sót mà cách xử lý là khác nhau.

5.1. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi có sai sót
 

TT	Trường hợp sai sót	Cách xử lý
1	– Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.	– Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.- Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
2	Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
2.1.	– Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai.	– Người bán thông báo cho người mua;- Thông báo với cơ quan thuế;- Không phải lập lại hóa đơn.
2.2.	– Sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.	– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót;- Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hoá đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế.- Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.- Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.
3.	Cơ quan thuế phát hiện sai sót
– Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót.- Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.- Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

5.2. Xử lý hóa đơn điện tử không có mã khi có sai sót
 

TT	Trường hợp sai sót	Cách xử lý
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì xử lý như sau:
1	– Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.	– Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn;- Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế.
2	– Sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất luợng.	– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.- Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế.
– Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót.- Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn (nếu có).- Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.- Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

7. 4 điều kiện của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
 

Theo khoản 1 Điều 23 Thông tư 68 về hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đáp ứng đủ 04 điều kiện sau:

* Điều kiện 1. Về chủ thể

Phải có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể:

– Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

– Ðã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.

– Ðã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

* Điều kiện 2. Về tài chính

Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 05 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thuờng thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ. 

* Điều kiện 3. Về nhân sự

– Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.

– Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 07 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử. 

* Điều kiện 4. Về kỹ thuật

– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính.

– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.

– Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu: 

+ Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 01 kênh truyền chính và 02 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps.

+ Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

+ Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Trên đây là toàn bộ 06 điểm đáng chú ý nhất của Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử, có hiệu lực từ ngày 14/11/2019.